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Aplicación de Excel en Empresas

Prácticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las herramientas mas conocidas y usadas en la actualidad, como es el programa informático Excel de Microsoft Office.

Pero en muchas ocasiones este potente recurso informático esta altamente infrautilizado.

Mucho se escucha hablar sobre esta herramienta, pero en verdad que es y para qué sirve?  En pocas palabras: es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa que pueda acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos, entre otras. Es por eso que tantos trabajadores activos y los posibles empleados están obligados a dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un valor agregado muy grande en su hoja de vida.

Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de cálculo, en la empresa son muchas y no siempre utilizadas. Para contrarrestar esta situación te explico a continuación una serie de acciones que Excel te permite realizar y la aplicación de dichas acciones en la empresa.

Las empresas suelen utilizar Excel, una aplicación de hojas de cálculo de Microsoft a menudo instalada de forma predeterminada como parte de la suite Microsoft Office en equipos de negocios. Los libros de Excel contienen hojas de trabajo individuales, que se pueden utilizar para crear listas y hojas de cálculo. Una vez que te acostumbres a la aplicación y te familiarices con las funciones más potentes disponibles, encontrarás muchos usos para esta herramienta de trabajo.

Programación

Las empresas crean programaciones básicas de empleados y recursos con el Excel que pueden ser codificadas por colores y diseñados para ser actualizados automáticamente a medida que cambia la programación. Crea hojas de trabajo semanales con encabezados de columna de cada día, y nombra a las filas en base a las franjas horarias por hora o turnos de trabajo. Llena cada espacio con el empleado o el nombre del recurso para un día determinado. La hoja de programación de una sala de conferencias, por ejemplo, puede tener Lunes de 09 a 10 a.m. marcada para una reunión ejecutiva, mientras que Martes de 10 a 11 a.m. puede estar reservada para una conferencia telefónica. Todos los departamentos pueden trabajar a partir de la misma hoja de recursos de modo que todo el mundo sepa que un determinado recurso está disponible para su uso.

Contabilidad básica

Las pequeñas empresas suelen utilizar Excel como un programa básico de contabilidad o libro de chequera. Puedes ingresar depósitos y gastos en cada fila de la hoja como lo harías con un registro de cheques. Uno de los beneficios del uso de Excel de esta manera es que puedes crear diagramas y gráficos en el tiempo para comparar los ingresos y los gastos del negocio.

Ventas de productos

Realiza un seguimiento de las ventas usando Excel en una base diaria, semanal, mensual o trimestral. Juntar los datos de ventas en una hoja de cálculo de Excel te permitirá comparar el progreso en el tiempo y descubrir las nuevas tendencias al alza o a la baja, a medida que suceden. Según Microsoft, una vez que tengas una cantidad significativa de datos de ventas en Excel podrás pronosticar las ventas para el año siguiente. Microsoft escribe: "Mediante el uso del análisis de regresión, podrás extender una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos reales para predecir los valores futuros".

Retorno de la inversión

Hacer un seguimiento de las ventas totales del negocio en dólares junto a los gastos de publicidad total y marketing con Excel, te permitirá conocer el retorno de la inversión para cada campaña. Si sabes que normalmente se venden 100 unidades de un producto cada semana a US$20 de ganancia por cada uno e inicias una campaña de publicidad que cuesta US$2.000 por una semana, tendrás que vender unos 100 productos adicionales para llegar al punto de equilibrio de esa campaña. Si estás realizando un seguimiento de las ventas, podrás ver cuánto tiempo te llevará alcanzar el punto de equilibrio o niveles adicionales de beneficio para una campaña publicitaria.

Información de clientes

La inclinación a hacer listas ad hoc en Excel con frecuencia se traduce en la creación de una base de datos de clientes. El Centro de Negocios Avanzados de Excel explica que las bases de datos no tienen que ser planificadas en su totalidad cuando se utiliza Excel para recopilar y hacer un seguimiento de los datos. Esto hace que Excel sea una opción popular para almacenar información de clientes que crece en detalle con el tiempo, porque se puede añadir campos a medida que sea necesario, sin causar ningún problema con los datos existentes

En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan esta herramienta como motor de cálculo. Cuando el usuario tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un nivel normal de Excel le tomaría varias horas terminar, es posible formularlas, optimizarlas y en el último de los casos, programarlas en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o, más exactamente, Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos pocos segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el lenguaje VBA, es posible elaborar en minutos el trabajo que anteriormente llevaba días enteros.